Numérisez et organisez vos magazines de généalogie avec Evernote

Vous croulez sous les piles de vieux magazines de généalogie mais vous ne voulez pas les jeter… Numérisez et organisez vos magazines de généalogie pour vous constituer une bibliothèque généalogique virtuelle, organisée et exploitable quand vous voulez, où que vous soyez.

Découvrez pourquoi et comment dans ce billet.

Au fils des ans, vous avez acheté des dizaines voir des centaines de magazines ou revues de généalogie.

Ce sont, par exemple, des numéros de La Revue Française de Généalogie, de La revue Archive et Culture, de Votre généalogie ou de Généalogie Magazine… (Voir le chapitre Magazines dans cet autre billet)

Ce sont peut être aussi les revues de votre association de généalogie.

Et bien entendu, vous ne les jetez pas… car cela peut servir…

Résultat : Des étagères ou des cartons encombrés de vieux magazines que vous ne consultez que très rarement, voir jamais !

Vous vous reconnaissez ?

C’était aussi ma situation jusqu’à ce que je décide, il y a quelques mois, d’appliquer à ma généalogie ce que je tends à pratiquer professionnellement depuis longtemps : Le zéro papier.

Cela passe par la numérisation et l’organisation des articles importants contenus dans vos magazines de généalogie.

Je vous explique, points par points dans la suite de ce billet, comment je suis passé d’un grand nombre de magazines inexploités à une bibliothèque numérique, organisée et interrogeable, d’articles généalogiques.

Pourquoi numériser vos magasines ?

Alors oui, numériser les articles importants de vos magazines de généalogie va vous demander un effort : Des outils, une organisation et du temps.

Avant de commencer vous devez donc vous questionner sur les avantages que vous allez en tirer.

Personnellement, j’ai commencé ce travail de numérisation pour 4 raisons :

• L’encombrement : C’est tout simple, quand j’ai numérisé un magazine, je peux tout simplement m’en débarrasser. Je libère de l’espace sur mes étagères ou dans mes cartons.

• La recherche : Une fois que j’ai numérisé et organisé les articles, je peux effectuer des recherches dans l’intégralité de ma bibliothèque numérique. Je peux par exemple retrouver en une recherche tous les articles que j’ai numérisé sur les Archives Notariales, les recherches en Italie où les Enfants abandonnés… Ce n’est pas possible avec une pile de magazines.

Une bibliothèque de magasines de généalogie numérisés, c’est trouver en une recherche un sujet précis dans l’ensemble des articles… quand vous voulez, où que vous soyez.

• Accès à distance : La solution que j’ai choisi passe par un stockage dans le Cloud (sur Internet). Cela signifie que depuis mon ordinateur portable ou mon smartphone, je peux numériser un article ou accéder à tous mes articles. Ceci chez moi, aux archives, dans le bus ou même en vacances à l’étranger. Ce n’est pas possible si mes magazines sont sur une étagère, chez moi.

• Les sauvegardes : Le service de stockage sur internet que j’ai choisi se charge des sauvegardes de tous les articles numérisés. Je ne redoute plus de crash de disque dur. (Je n’ai jamais perdu un seul document sur ce service). En revanche, avant, je pouvais très bien perdre un magazine.

D’un point de vue légal, il est permis de numériser les articles d’un magazine tant que l’usage des images créées reste personnel.

En fonction de votre réflexion et de vos besoins, choisissez la solution qui vous convient.

Par exemple, si les sauvegardes, l’accès à distance et la recherche globale ne sont pas indispensables pour vous… ne choisissez pas une solution dans le cloud mais stockez vos images sur le disque dur de votre ordinateur.

De mon coté, pour répondre aux 4 points décris plus haut, j’ai choisi un service que j’utilise professionnellement depuis 7 ans. Il s’agit d’Evernote.

Evernote, qu’est ce que c’est ?

Dans le monde des applications de création et d’organisation de notes, Evernote est l’une des plus populaires. Evernote compte 225 millions d’utilisateurs.

Vous pouvez installer Evernote sur votre ordinateur, votre tablette et/ou votre smartphone. Toutes vos notes sont synchronisées entre vos appareils.

Les notes peuvent comporter des textes, des images, des sons , des fichiers et des captures de page web.

Evernote est réellement très flexible et s’adapte à votre organisation. Vous pouvez regrouper vos notes dans des carnets et leur appliquer des étiquettes pour faciliter les recherches.

Evernote propose une version gratuite qui est amplement suffisante pour la plupart des utilisations. Bien entendu, un modèle payant existe pour un usage plus avancé.

Ce que j’aime avec Evernote, c’est sa capacité à traiter tout type de notes, la fonction de capture de note, la synchronisation entre mes appareils et la flexibilité d’organisation… et bien sûr, la recherche dans toutes les notes créées.

Evernote vous intéresse ?

Cliquez ici pour vous inscrire et tester.

L’outil étant présenté, voici comment je procède pour numériser les articles de mes magazines.

Numérisez et organisez les articles de vos magazines de généalogie

Pour numériser mes articles, j’utilise l’App Evernote installée sur mon smartphone.

Remarque : Si vous le souhaitez, vous pouvez vous servir de votre scanner de bureau. Ce sera plus long mais le rendu d’image sera certainement meilleur.

Comment numériser avec l’app Evernote

Le principe est très simple, une note = un article.

Créez une nouvelle note en appuyant sur la pastille + en bas à droite de l’écran. Puis sélectionner le type Appareil photo.

Ensuite, placez vous à la verticale de votre magazine et prenez autant de photos qu’il y a de pages pour votre article.

Mon conseil : Posez votre magazine sur un fond uniforme et éloignez un peu votre smartphone pour qu’Evernote détecte les bords de page et redresse automatiquement l’image obtenue.

Quand toutes les pages sont photographiées, cliquez sur la coche en bas à droite pour valider la fin de la numérisation.

Comment organiser vos articles généalogiques dans Evernote

Maintenant que les photos sont prises, il faut terminer la note en ajoutant 3 informations :

1. Le nom de la note
2. Le carnet de notes dans lequel votre note va se trouver
3. Les étiquettes pour apporter du contexte

• Le nom de la note : Pas de questions… notez simplement le nom de l’article. Cela permet une meilleur visualisation de vos notes quand vous parcourez l’ensemble de votre bibliothèque.

• Le carnet de note : À vous de décider… vous pouvez créer un carnet par numéro (ex : Généalogie Magazine – Septembre 2017), un carnet par magazine (ex : La Revue Française de Généalogie), ou pourquoi pas un carnet par année… Personnellement, j’ai un seul carnet général : “Base Articles Genea”

• Les étiquettes : En fonction de vos recherches futures et de l’organisation de vos carnets, choisissez des étiquettes qui apportent des informations supplémentaires pour rechercher et identifier des notes. Personnellement, comme tous mes article sont classés dans un seul carnet, j’utilise les étiquettes pour indiquer le magazine source, ici la “RFG” et le numéro, ici “Avril 2009”.

Quand ces trois informations sont entrées, cliquez sur la coche en haut à gauche pour valider la création de la note.

Ensuite procédez de la même manière pour tous les articles que vous voulez numériser dans le magazine que vous avez devant les yeux.

Retour d’expérience : Pour chaque magazine, je numérise 4 à 5 articles. Ce qui me prend 10 minutes au total… c’est totalement acceptable. À raison de 2 ou 3 numéros par semaine, ma pile de vieux magazines de généalogie s’amenuise à un bon rythme et mes étagères sont plus légères.

Comment chercher dans vos articles numérisés.

Alors, vous allez me dire :
“Numériser d’accord, mais je me retrouve avec un énorme tas de notes qui sont aussi inexploitables que mon tas de magazines…”

C’est là qu’intervient toute la magie des nouvelles technologies :

Quand vous prenez une photo d’un article et l’intégrez dans une note, Evernote convertit l’image en texte. Il est donc possible de faire la recherche d’un mot ou d’une expression dans l’ensemble des articles numérisés.

C’est tout simplement génial !

Cela permet un gain de temps énorme quand on cherche une information où que l’on veut obtenir l’ensemble de ses sources quand on travaille sur un sujet.

Vous voulez un exemple ?

Disons que vous vous posez des questions sur tout ce qui concerne “les naissances” en généalogie… (mais vous auriez pu choisir meunier, actes notariés, militaires, logiciels… )

À partir de l’application sur ordinateur (plus facile avec un écran plus grand), sélectionnez votre carnet et faites une recherche sur le terme “Naissance”.

Dans la partie gauche, saisissez “Naissance”. L’ensemble des notes correspondantes s’affiche instantanément.

Cliquez ensuite sur la vignette souhaitée pour afficher la note.

À la lecture de l’article, le mot recherché est surligné pour plus de facilité de lecture.

Grace aux étiquettes, je suis capable de connaître le magazine et le numéro d’origine.

Conclusion

Vous savez maintenant tout sur la création d’une bibliothèque virtuelle d’articles de généalogie.

Alléger vos étagères, accéder aux articles où que vous soyez, faire de recherches dans l’ensemble de vos articles… Les avantages d’un tel système sont énormes en contrepartie des quelques minutes de numérisation nécessaires.

Et maintenant, à vous de jouer…

Commentez

Et vous,

• que faites vous de vos vieux magazines de généalogie ?
• utilisez vous Evernote ou d’autres applications de prise de notes pour sauvegarder vos informations généalogiques ?
• Est ce que vous pensez commencer à constituer une base d’articles ?
• souhaitez vous lire plus de billets sur la généalogie sans papier ?

Partagez votre expérience et votre opinion dans la partie commentaires.