Généalogistes, prenez soin de vos adresses e-mail !

Préambule

Pour accéder à un service en ligne, il est d’usage de créer un compte utilisateur, le plus souvent en utilisant votre adresse courriel. C’est grâce à ce compte utilisateur que vous pourrez revenir sur le site en question en vous identifiant et ainsi accéder à votre espace et à des services personnalisés, payants ou gratuits.

D’autres sites internet, qui ne nécessitent pas d’espaces personnels, proposent de recevoir périodiquement des lettres d’informations (souvent appelées Newsletter). Évidement, vous devez pour cela vous inscrire et indiquer votre adresse e-mail.

L’objectif pour tous les sites, à travers ces messages périodiques envoyés directement dans votre e-boite aux lettres, est de rester en contact avec vous, d’entretenir une relation de confiance et de fidélité qui vous incitera à retourner sur le site.
Dans le même temps, pour la plupart des sites, il est presque certain que vous serez invité, via ces messages, à souscrire à des abonnements, à acheter des produits ou des services.

C’est de bonne guerre et l’envoi de campagnes d’e-mails (ou “l’e-mailing” dans le jargon professionnel) est l’une des pratiques les plus efficace du Marketing web.

Le domaine de la généalogie ne fait pas exception. Des grandes plateformes de généalogie aux sites les plus modestes, il y fort à parier que vous avez donné votre adresse courriel à de nombreux sites.

Est-ce un problème ?
Pas forcément si c’est votre choix, si vous pouvez contrôler l’utilisation de votre adresse où même supprimer votre compte ou la réception des mailings indésirables.

Est-ce que cela est possible ?
Suivant les règles imposées par la loi… Oui. C’est ce que nous allons vérifier ensemble.

La réglementation – CNIL et RGDP

Sauf si vous vivez depuis 10 ans sur une île déserte, vous avez entendu parlé du RGPD, le règlement général sur la protection des données, applicable au territoire de l’Union européenne.
C’est un règlement qui assure un certain degrés de sécurité et de contrôle sur les données personnelles récoltées sur chaque personne (pas exclusivement sur le net). Je ne vais pas passer en revue ce règlement, mais ce qu’il faut retenir c’est que, si vous avez plus de 18 ans, vous avez le droit de vision, de contrôle et de suppression sur les données vous concernant.

De plus, en France, chapeautée par la CNIL (la Commission Nationale de l’Information et des Libertés), la loi Informatique et liberté, votée en 1978, complétée par la loi pour la Confiance dans l’Économie Numérique concernant les pratiques de l’e-mailing votée en juin 2004 encadrent ce domaine.
Ces lois indiquent les bonnes pratiques et définissent assez clairement la frontière entre un envoi d’une lettre d’information électronique et “une communication électronique non sollicitée”… ou SPAM.

À partir de cela, j’ai construit une interprétation personnelle par une liste de critères qui me semblent obligatoires de vérifier AVANT de donner mon adresse e-mail.

Ce sont ces 4 critères que je partage avec vous :

Mes critères AVANT de donner mon adresse courriel

• le consentement préalable :
  Ce point implique qu’il est interdit, pour un site, de récolter des adresses e-mail sans l’accord des propriétaires, ni d’utiliser des listes d’adresses e-mails venant d’autres sites si le consentement des propriétaires des adresses n’est pas donné.
  Cela parait évident… mais rappelons donc que c’est vous qui devez donner votre adresse courriel à un service/site internet. C’est un geste volontaire que vous devez prendre au sérieux si vous prenez à cœur la protection de votre vie privée.

• L’usage de votre adresse courriel :
  Les sites sont tenus d’expliquer l’usage qu’ils vont faire de votre adresse e-mail. C’est pour moi un point très important, donner mon adresse e-mail signifie que je sais à quoi m’attendre AVANT.
  Ces utilisations sont principalement pour nous, l’identification pour pouvoir accéder à notre arbre généalogique, nos données et nos services personnalisés si nous avons un abonnement payant, l’envoi de courriels d’information ou commerciaux.

• Le droit d’accès et de suppression :
  C’est un autre point important, nous devons pouvoir, qu’importe la raison, accéder, modifier et surtout supprimer les données nous concernant. Cela s’applique bien entendu aux adresses e-mail.
  • Pour les sites les plus importants, des pages spécifiques sont disponibles pour gérer nos données, abonnements et suppressions.
  • Pour des sites plus modestes, l’adresse de l’administrateur est indiquée. Cet administrateur se chargera des modifications, suppressions.
  • Enfin, il faut savoir que la loi impose, sur chaque e-mail commercial, la présence d’un lien de désabonnement… ce lien est souvent placé au bas du message.

• Le lieu de stockage de mon adresse courriel :
  C’est aussi un critère qui peut faire pencher la balance. Est-ce que les serveurs qui contiennent nos données personnelles (dont nos adresses e-mail) sont localisé en Europe, espace d’application du RGPD, ou dans un autre pays ou les règles en matière de protection de la vie privée sont plus… flexibles.
  Est-ce bien important pour une simple adresse e-mail, cela se discute…
  Mais si l’adresse e-mail est liée à des données généalogiques associées à des données génétiques, le sujet devient beaucoup plus sérieux.
  À chacun de se faire une opinion sur l’importance de ce critère.

Ces 4 critères me semblent suffisants pour décider si je donne mon adresse courriel à une société. Bien entendu, le tout est à mettre en balance avec l’utilité du site et l’envie que vous avez de l’utiliser.
Nous devons juste être informé pour prendre nos propres décisions… comme tout consommateur.

Les e-mails de GenealogiePratique

Sur Généalogie Pratique, vous avez la possibilité de vous inscrire à la newsletter hebdomadaire. Bien entendu, puisque j’attends une information claire des sites auquel je m’inscris, j’ai aussi appliqué ces critères à GénéalogiePratique.

Donc, toutes les informations relatives à l’utilisation et à la confidentialité de votre adresse courriel sont données sur une page spécifique du site.

De plus, chacun des e-mail Généalogie Pratique comporte un lien de désinscription. L’arrêt des envois de message est immédiat et l’adresse e-mail est supprimée des serveurs en quelques jours.

Les courriels des sites et logiciels français

Mais que pratiquent les sites et logiciels en termes d’e-mailing ?

J’ai trouvé utile de vérifier les usages de 4 des principales entreprises françaises de généalogie dont je suis abonné aux newsletters.

Les courriels de Filae

Le site Filae à besoin de votre adresse e-mail qui associée à un mot de passe vous permet de vous connecter à votre compte.
Votre adresse est aussi utilisée pour vous envoyer des notifications et des newsletters.

Filae vous propose une page de configuration de vos notifications et messages électroniques.

De plus, chaque courriel de Filae donne, en bas de page, un lien de configuration ou de désabonnement aux messages électroniques.

Enfin, Filae décrit ses pratiques concernant la protection de la vie privée de ses utilisateurs sur une page dédiée : Filae – Vie privée.

Les e-mails de Geneanet

Le site Geneanet à également besoin de votre adresse e-mail pour la création d’un compte utilisateur, qui associée à un mot de passe vous permet de vous connecter.
Votre adresse est aussi utilisée pour vous envoyer des notifications et des newsletters.

Geneanet vous propose un espace, en plusieurs onglets, pour configurer les notifications et les newsletters que vous recevez.

Comme le veut la règle, Geneanet propose, au bas de chaque message électronique, un lien de configuration ou de désabonnement aux newsletters.

Enfin, Geneanet décrit ses pratiques concernant la protection de la vie privée de ses utilisateurs sur sa page Conditions Générales d’Utilisation.

Les courriels de Généatique

Le CDIP, éditeur du logiciel Généatique propose lui aussi des newsletters à ses inscrits.

Le site du CDIP met une page de gestion de nos préférences en matières de réception des différents types de messages.

Et, comme c’est la règle, le CDIP nous permet, au bas de ses courriels, de cliquer sur un lien pour nous désinscrire des newsletters.

Et, bien entendu, le CDIP décrit ses pratiques autour des courriels sur la page “Vie privée” de son site.

Les e-mails de Heredis

Heredis utilise aussi le courrier électronique pour rester en contact avec ses utilisateurs.

Sur chaque e-mail envoyé, nous trouvons un lien de désinscription aux newsletters.

Et, enfin Heredis informe ses utilisateurs des règles et recours liés aux courriels sur la page politique de confidentialité.

Conclusion

Dès qu’un site, ou même un simple blog, vous demande votre adresse e-mail pour créer un compte ou pour vous envoyer une newsletter, il se doit de respecter les règles expliquées plus haut.

De mon point de vue, si on trouve quelques manques, surtout sur les sites les plus modestes, il est juste de dire que la grande majorité des sites et des logiciels de généalogie que je connais sont en règle.
Il est effectivement possible, en tant qu’utilisateur, de comprendre pourquoi et comment les adresses courriels sont utilisées. Et, le plus important, la suppression est le plus souvent facile et rapide.

En tout état de cause, c’est vous, utilisateur et consommateur, qui devez avoir le choix et le contrôle. Posez-vous les bonnes questions… avant de confier votre adresse courriel. De plus, n’hésitez pas à vous désinscrire si le contenu des e-mails reçus ne vous convient pas.