Laurent MonpouetUne liste des actes manquants est l'un des outils nécessaires pour une bonne organisation de nos recherches généalogiques. Mais comment créer et utiliser une liste d'actes manquants ? Pour quelle utilité ? Voici des pistes pour créer la vôtre.
Pourquoi créer une liste des actes manquants ?
Qu'est-ce qu'une liste des actes manquants ?
Une liste des actes manquants est, comme son nom l'indique, une liste des actes dont vous avez trouvé la trace, mais qui restent à retrouver dans les archives (en ligne ou non) puis à consulter pour vos recherches.
Il peut s'agir d'une liste globale ou d'une liste pour une branche, d'une liste créée manuellement ou exportée d'un logiciel... mais le principe reste le même.
On y liste chaque acte à retrouver et consulter, décrit par :
- le type d'acte,
- la date,
- le lieu,
- le ou les noms des ancêtres.
Par exemple :
Baptême - 17/11/1777 - Brévilly (08) — DAZY Marie Poncette
Pourquoi cette habitude ?
Les lieux, dates, type d'acte sont obligatoirement notés dans nos listes, car c'est bien en naviguant par lieu (commune ou paroisse), par date puis par type d’acte (par exemple, baptême, mariage et sépulture) que nous trouvons puis consultons les archives sur les sites des archives départementales en ligne.
Le tableau des archives en ligne de Valensole (AD des Alpes-de-Haute-Provence) qui montre le classement par commune, date et type d'acte.
Le principe d'utilisation d'une liste des actes manquants ?
Le principe est très simple :
- Chaque fois que l'on trouve la trace d'un événement généalogique (baptême, naissance, mariage, décès, sépulture, etc.) nous le notons dans notre liste.
- Quand nous trouvons l'acte en question dans les archives, en ligne ou non, nous le barrons ou le supprimons de notre liste.
Cela demande un peu de rigueur, j'en conviens.
Mais les avantages d'utiliser et de tenir à jour votre liste des actes manquants vous sembleront évidents après quelques semaines de pratique.
Pourquoi doit-on utiliser une liste des actes manquants ?
Une liste des actes manquants est une sorte de garantie de ne pas oublier de vérifier des informations récoltées au fil de nos recherches. C'est aussi, je pense, un outil pour gagner du temps quand on consulte les archives.
Voici pourquoi :
Pour ne pas oublier de consulter un acte
Je pense à deux cas bien précis qui doivent nous inciter à utiliser une liste des actes manquants.
1. À partir de relevés et d'arbres en ligne
Quand nous parcourons une base de données, un relevé, l'arbre d'un autre généalogiste sur une plateforme d'échange sur le net, devons-nous simplement recopier les informations ou devons-nous rechercher les actes pour se garantir d'une erreur ?
Si vous ne savez pas, je vous laisse lire ou relire cet article.
La deuxième option est bien entendu à adopter.
Par exemple, si je viens de trouver la fiche individuelle précédente sur Geneanet, je vais inscrire sur ma liste des actes manquants le mariage et le décès qui sont à vérifier.
2. À la lecture d'un acte
Mais nous avons exactement la même situation si, à la lecture d'un nouvel acte, nous avons de nouvelles informations à vérifier.
Deux actes de naissance à rechercher, indiqués sur cet acte de mariage.
Les actes de mariages modernes sont riches en informations. Dans l'exemple ci-dessus, nous avons les lieux et date de naissance des deux mariés.
Si l'un des parents est décédé à la date du mariage, la date et le lieu de décès sont aussi indiqués.
Enfin, il est aussi important de lire et prendre en compte les mentions marginales sur tous les actes.
Toutes ces informations sont à noter dans notre liste, car ce sont autant d'actes à trouver puis à exploiter.
Cette habitude de noter dans une liste tous les actes à consulter est particulièrement utile si, comme moi, vous avez tendance à vous disperser à la lecture des registres d'archives ou des arbres en ligne. Cela vous permet de garder le cap.
C'est aussi une bonne pratique si vous ne disposez pas d'assez de temps pour vérifier toutes les informations... Vous savez par quoi commencer votre prochaine séance de recherche généalogique.
Pour gagner du temps
Utiliser une liste d'actes manquants est aussi un bon moyen de gagner du temps quand vous recherchez les actes dans les registres publiés en ligne.
En effet, un registre couvre très souvent une période de plusieurs années.
Cet exemple montre les périodes couvertes par chaque registre paroissial pour la commune de Puimoisson (AD Alpes-de-Haute-Provence).
Par conséquent, quand vous consultez un registre, vous pouvez vérifier, dans votre liste, si plusieurs actes manquants sont à chercher pour la période couverte par ce registre.
C'est une bonne façon de travailler par lot et donc de gagner un peu de temps.
Pour arriver à retrouver tous les actes à rechercher dans un unique registre pour une période donnée, il faut penser construire votre liste pour y faire ressortir le lieu (paroisse ou commune) puis la date.
Comment créer une liste des actes manquants ?
Il existe certainement une multitude de façons de créer votre liste des actes manquants. Voici les plus usuelles :
Votre liste des actes manquants sur papier
Quoi de plus simple qu'un cahier pour créer votre liste ?
Il suffit en effet d'avoir toujours près de vous ce cahier et d'y noter les actes à trouver, les uns à la suite des autres. C'était ma solution quand j'ai commencé mes recherches généalogiques... il y a plus de 25 ans.
Quand l'acte est trouvé, il suffit de barrer la ligne ou de faire une petite marque.
Le cahier peut être remplacé par des feuilles assemblées dans un classeur.
Une page de mon premier cahier de recherche comportant des mariages à rechercher.
Pour
Contre
Votre liste des actes manquants sur une App de prise de note
Pour les généalogistes un peu plus informatisés, le cahier se remplace très facilement par une application de prise de note.
Ce support informatique reste simple, puisque qu'il permet de créer des listes un peu comme sur un cahier, mais apporte beaucoup plus de facilités à classer les actes manquants, par exemple, par lieux.
Du côté des applications de prise de note, citons OneNote, Google Keep, SimpleNote, Notion et Evernote, que j'utilise depuis des années.
Dans la plupart des cas, ces applications sont basées sur le principe du Cloud. Cela implique que vous pouvez accéder à vos notes par internet, depuis votre ordinateur, votre tablette ou votre smartphone.
Un exemple de liste des actes manquants réalisée sur Evernote.
Pour
Contre
Votre liste des actes manquants dans un tableur type Excel
C'est une solution assez populaire parmi les généalogistes. Un tableur est un outil parfaitement adapté puisque dédié à la création de tables de données.
Parmi les tableurs les plus connus, citions Excel, Google Sheets, OpenOffice et LibreOffice...
Cette solution est parfaite pour y effectuer des tris. Il sera donc très facile de rassembler vos actes manquants par lieux et par dates.
Un exemple de liste des actes manquants réalisée sur Google Sheets.
Pour
Contre
Votre liste des actes manquants dans votre logiciel de généalogie
Enfin, bien évidement, on doit penser à utiliser la fonction actes manquants de notre logiciel de généalogie. (Cette fonction fait partie des 24 critères pour choisir votre logiciel de généalogie)
Cette solution est particulière : Ce n'est plus à vous de saisir, uns à uns, les actes manquants dans une liste. C'est votre logiciel qui va créer cette liste en parcourant tous les événements présents dans votre généalogie et en détectant ceux qui n'ont pas d'acte (ou source) associé.
La fonction "Actes manquants" dans le logiciel Généatique.
La fonction "Actes à rechercher" dans le logiciel Heredis.
Les listes ainsi créées peuvent être utilisées directement dans le logiciel, imprimées ou copiées et collées dans votre application de prise de note. (c'est cette dernière option que j'utilise)
Pour
Contre
Conclusion
Utiliser une liste des actes manquants apporte une bien meilleure organisation à nos recherches généalogiques. Cela nous donne un bien meilleur suivi et nous permet aussi de perdre moins de temps à butiner de registres en registres.
Que vous choisissiez une solution papier ou informatique (ou un mix des deux), l'important est de trouver VOTRE outil et de l'adapter à vos besoins et vos goûts.
Vos commentaires ?
Quelle est votre expérience en matière de liste d'actes manquants ? Quelle méthode et quel outil utilisez-vous ?
Partagez vos pratiques et réflexions dans la partie commentaire.
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Bonjour et merci beaucoup pour cet article très intéressant. J’utilise Heredis et j’utilise souvent cette liste des actes manquants. C’est effectivement un bon réflexe à avoir.
Bonjour Lydie et merci pour ce retour d’expérience.
Bonne journée,
Laurent
Bonjour Laurent, c’est un plaisir de découvrir vos messages. Je grandis à chaque consultation. Merci à vous…
En ce qui me concerne, j’utilise les fonctionnalités proposées par Heredis et Geneanet. Elles sont parfaites pour moi. J’édite la liste de temps en temps au gré de mes avancées. Très pratique lorsque je suis sur le site des AD… Mon pense-bête tout près de moi ! C’est un outil indispensable car il me recadre… Je me disperse vite, emportée par l’enthousiasme!
Belle journée à tous Isabelle
Bonjour et merci pour votre message.
Effectivement, ce type de liste nous guide et nous empêche de nous disperser.
Bonne journée,
Laurent
Bonjour, et merci pour cet article très intéressant.
Dans les recherches concernant un ancêtre je ne me cantonne pas aux actes, mais j’essaie de rassembler tous les renseignements qui peuvent le concerner, dans toutes les sources possibles et correspondantes. Donc non seulement les actes d’état-civil et/ ou paroissiaux (les baptêmes post-révolution sont très intéressants), les actes notariés, les jugements (en particulier émanant de la justice de paix), les listes électorales, les recensements, la présence d’un ancêtre dans un “annuaire” ou “almanach”, les renseignements trouvés dans la presse, etc…et à titre personnel je mets des notes dans la fiche de la personne sur Geneatique pour indiquer ce que j’ai fait et ce qui reste à faire, en regard soit d’un évènement, soit dans une note générale.
Bonjour Martine et merci pour votre retour d’expérience.
Bien entendu, cette liste des actes manquants ne se limite pas à l’état civil. À chacun d’adapter sa liste à ses besoins et habitudes.
Je pratique aussi la prise de note sur la fiche de mes ancêtres, soit sur un événement, soit au niveau général. Mais cela est utile pour faire le point sur ses recherches sur une personne en particulier.
Mais si je souhaite avoir un bilan des actes qu’il me reste à trouver, la liste des actes manquants me semble l’outil le plus efficace.
Bonne journée,
Laurent
Comment retrouver mon arbre crée en 2015 sous une autre adresse mail. Merci
Bonjour,
Je ne suis pas certain de comprendre votre question. Avez-vous publié votre arbre généalogique sur une plateforme de partage (Geneanet, Filae, MyHeritage, etc.) ?
Bien à vous,
Laurent
Bonjour et merci pour tous vos articles très intéressants. Je fais ma liste d’actes manquants sur généatique puis je l’exporte sur Excel ce qui me permet ensuite de trier et (ou) de filtrer par commune.
Bonjour et merci de nous indiquer votre méthode pour suivre vos actes manquants.
Très proche de ce que je pratique moi même.
Bonne journée,
Laurent
Bonjours et merci pour toutes l’aide que vous nous apportez , je suis nouveaux dans la généalogie et j ai beaucoup à apprendre malgré que je soit bloqué pour ajouté des ancêtres ça bloque et ne m’ouvre pas
le fichier pour entré les données de la personne concerné ce qui fait que je suis bloqué à mes grands parents ?
Bonjour et merci pour votre message.
Pouvez-vous préciser sur quel logiciel ou site vous avez ce problème ?
Bon dimanche,
Laurent
je suis sur généatique 2024
Bonjour,
Je vous conseille de contacter le service support de Geneatique. Ils sont les mieux à même de vous dépanner.
Voici l’adresse du forum où vous trouverez de l’aide : https://www.guide-genealogie.com/forum/
Bonne journée,
Laurent
Bonjour Laurent,
Tu pourrais faire une actualisation de ce dossier en parlant des outils de GENEANET qui a intégré dans ses outils de travail différentes listes :
• Ascendants manquants : ancêtres non trouvés
• Evènements manquants : dates ou lieux non trouvés
• Suivi de recherches (individus avec dates, lieux ou sources non trouvés)
Et en plus, avec l’outil de comparaison on peut s’appuyer sur les arbres des autres utilisateurs pour trouver des informations complémentaires et compléter son arbre :
• Ascendance
• Descendance
• Evènements (N,M,D)
• Médias
• Pistes étendues sur l’ascendance
Comme je mets régulièrement un fichier GEDCOM dans GENEANET, ces listes s’actualisent automatiquement.
Salutations
Bonjour,
J’utilise Geneanet, et voici comment je procède :
1 – Dans la source, j’utilise plusieurs étiquettes pour identifier la source manquante :
VFb-Vérification à faire : baptême
VFd-Vérification à faire : décès
VFdiv-Vérification à faire : divorce
VFm-Vérification à faire : mariage
VFn-Vérification à faire : naissance
VFsm-Vérification à faire : service militaire
2 – En saisie standard sur Geneanet, le logiciel propose la liste des sources déjà saisies que l’on peut sélectionner. Exemple, si je tape VF ou vf dans la champ ‘source”, la liste précédente est proposée. Très pratique et rapide.
3 – Régulièrement, je vais dans le MENU, sélection “DICTIONNAIRE de sources”, et dans la liste, je choisis par exemple “VFm-Vérification à faire : mariage” pour faire une modification (temporaire) en “VFm-Vérification à faire : mariage1”.
4 – Après validation, Geneant affiche :
Modification effectuée
Modification effectuée : 123 modifications.
Cliquez ici pour effectuer une nouvelle correction
Je clique (clic droit pour choisir l’ouverture dans un nouvel onglet) sur –> 123 modifications <– pour avoir la liste des fiches avec source "VFm-Vérification à faire : mariage1"
5 – Je fais les modifications avec les nouvelles sources vérifiées
6- Lorsque j'ai terminé, je refais la manipulation du début à l'envers :
MENU, sélection "DICTIONNAIRE de sources", et dans la liste, je choisis "VFm-Vérification à faire : mariage1" pour remettre "VFm-Vérification à faire : mariage"
Bonjour et merci beaucoup de nous exposer cette méthode qui me semble très solide.
Laurent
Bonjour
Pour les actes manquants, je vais dans la fiche de la personne et dans la rubrique plus et annotations. Là je marque les actes éventuellement à rechercher et des remarques également
Bonjour Régine,
Merci ce partage d’expérience. C’est effectivement une méthode qui fonctionne 😉
Bonne journée,
Laurent
Merci pour cet article très instructif : je vais extraire ma liste de Généatique, voire faire un export vers Excel. Encore merci
Bonjour,
Je démarre ma généalogie, et je suis aussi atteinte du “syndrome d’éparpillement” dans mes recherches d’actes 😉
Merci pour vos conseils, et pour le contenu de votre blog très intéressant pour un(e) débutant(e).
Bonjour
Personnellement, j’exporte la liste des actes manquants générée par Heredis dans Excel.
Dans Excel j’ajoute une colonne année à partir de la date exacte ou approximative et une colonne type d’acte.
Cela me permet de trier par ville et par date et par type d’acte, et donc se travailler par lot.
Bonjour Georges,
Merci pour ce commentaire et ce partage de votre pratique Heredis + Excel.
Bonne journée,
Laurent
Sur Gramps, il est possible de créer une étiquette “actes manquant”, de la cocher quand on enregistre l’acte, puis de faire un filtre “étiquette” “actes manquants” ou un rapport étiquette. Je n’en voyais pas la nécessité, mais si c’est aussi simple que cela, je pense que ça vaut le coup, je vais m’y mettre ! merci pour l’élan que vous nous donnez !
Catherine
Bonjour Catherine,
Décidément, GRAMPS est plein de ressources. Cette solution par étiquette me semble très puissante et simple à mettre en œuvre. Merci d’avoir partager cette possibilité 😉
Bonne journée,
Laurent
Bonjour Laurent,
J’ai commencé avec Généatique sous Dos au siècle dernier. A cette époque il n’y avait pas de fonctionnalités pour extraire les actes manquants. De ce fait, ayant un jour formaté accidentellement mon disque dur et ayant perdu toutes mes données, je me suis créé sous Libre Office des fichiers de saisie des actes, comme des cahiers de recherche. J’ai un fichier texte par commune, et les actes sont saisis dans l’ordre des dates. J’ai un jeu de couleur pour différencier les actes que j’ai repris dans mon logiciel de généalogie de ceux que je n’ai pas encore “raccrochés” mais pour lesquels j’ai une présomption. Parallèlement, quand j’attaque le dépouillement d’une commune, et parce que ma base est ancienne, je fais une extraction de toutes les personnes enregistrées dans mon Généatique sur cette commune, extraction que je reprends dans le tableur de Libre Office afin de me faire une trame de recherche. Je fais ces opérations pour toutes les personnes enregistrées dans ma base, car avec le temps je me suis rendu compte, que l’on peut avoir des informations concernant des Sosa, dans des actes de cousins, neveux/nièces, oncles/tantes etc…
Bon week-end
Bonjour et merci beaucoup Hervé de partager le détail de votre méthode. Bravo.
J’ajoute que je suis comme vous partisan d’étendre les recherches autour de nos ancêtres pour les raisons que vous évoquez. Une bonne idée pour un prochain article 😉
Bonne journée
Laurent
En ce qui me concerne je crée ma liste d’actes trouvés dans le fichier .rtf en les surlignants, de ce fait je vois tous les actes manquants. Pour le moment, je le fais sur mes sosas.
Bonjour et merci de partager votre expérience. 😉
Bon samedi.
Laurent
Bonjour Laurent,
J’utilise Généatique depuis de nombreuses années et la liste des actes manquants est très utile.
Pour être efficace, je note bien le type d’acte et la source quand l’acte est trouvé.
Ma recherche des actes manquants se fait sur 3 critères (minimum) : le type d’acte absent, la date de l’évènement renseignée ainsi que la commune. Le paramétrage de la liste permet ensuite de personnaliser la présentation.
Merci pour cet article.
Catherine
Bonjour Catherine,
Merci pour ce commentaire. Je comprends que nos méthodes sont très proches 😉
Bonne journée,
Laurent
j utilise excel mais ce n est pas une simple liste des actes manquants, c est une liste de tous les actes (generaux tel les naissances deces mariages cm) de chaque ancetre coché si je l ai non coché si je ne l ai pas. les individus sont listés par generations dans l ordre de leur numero sosa.
utile pour retrouver un acte manquant
complet car liste toutes les personnes de ma genealogie pas juste celle dont il manque des actes
Bonjour et merci de partager avec nous votre organisation.
Faites-vous cela seulement pour vos ancêtres directs ou même pour leurs frères et sœurs, les cousins, etc. ?
Bonne journée,
Laurent
non uniquement pour mes ancetres pour lequel je “collectionne “les actes pour prouver la filiation. tous les fres soeur cousins, je me contente de regarder les actes .
Parfait, merci pour cette précision 🙂
Laurent
Excellent article qui effectivement permet d’optimiser les recherches, car il est vrai que la consultation des archives et des registres nous éloigne parfois bien loin de notre recherche initiale. Personnellement, j’utilise la liste des actes manquants d’Heredis.
Bon courage
Bonjour Alain,
Merci pour commentaire et retour d’expérience. Effectivement, cette fonction est très bien assurée par Heredis.
Bonne journée,
Laurent
Bonsoir Laurent
Surprenant, actuellement je construit un fichier Excel dans le même état d’esprit à savoir pouvoir suivre et acter toutes les données de plusieurs individus. Bref avoir un état des lieux de l’ensemble des données de tous les individus. A chercher, à contrôler, etc. Je vais vous le soumettre dans quelques jours, le principe est identique à mon fichier Excel pour la généalogie c’est-à-dire la gestion des suivis de recherches via un formulaire adapté sous Excel pour une gestion ludique et pertinente. Je reviens vers vous rapidement afin d’avoir un retour critique sur sa conception et son utilisation.
Bonjour Emile,
Oui, Excel est un parfait outil pour cela. Le seul bémol en est le prix…
J’ai hâte de voir les résultats de votre travail. 😉
Bonne journée,
Laurent
En complément à la question posée à BOUDARD, mon fichier Excel intègre les individus SOSA et tous les collatéraux. L’identification des individus s’effectue soit par le numéro SOSA ou l’INDI. Pour les novices l’INDI est le numéro de l’individu créé dans n’importe quel logiciel de généalogie que l’on retrouve dans les fichiers GEDCOM (Ex. @I123@ INDI soit le 123ème individu créé dans la base). Un SOSA ne peut pas forcément avoir le même numéro INDI cela dépend quand il a été intégré dans la base.
Je pense même intégrer les familles (FAM)… Bref un peu de travail.